Realizar el trabajo de marketing semanal sin pagar por capacidad no utilizada

Un estudio de caso sobre la demanda irregular de marketing y cómo una empresa canadiense comparó la contratación con el soporte de marketing flexible.

Algunas empresas necesitan un trabajo de marketing constante, pero no tienen suficiente demanda continua para justificar un puesto permanente. Este estudio de caso examina cómo una empresa canadiense comparó sus opciones y evaluó lo que obtuvo por su inversión.

Puntos clave

• Cuando la demanda de marketing es desigual, la capacidad pagada no siempre se traduce en activos completados, páginas actualizadas o contenido publicado.

• Comparar las opciones por trabajo completado, tiempo de entrega y esfuerzo de revisión ofrece una imagen más clara de lo que produce cada modelo.

• Un flujo de trabajo definido y responsabilidades de aprobación claras pueden mantener el marketing en movimiento sin reuniones constantes ni ciclos de revisión repetidos.

La empresa necesitaba un trabajo constante, no un puesto permanente

Una empresa canadiense de servicios para el hogar quería una actividad de marketing regular. Sus prioridades incluían contenido para redes sociales, gráficos sencillos, un folleto de ventas actualizado y pequeños cambios en el sitio web.

La empresa quería que este trabajo fuera revisado y publicado de forma constante. Sin embargo, no tenía suficiente demanda continua para ocupar a un empleado de marketing a tiempo completo todos los días.

El problema no era si existía el trabajo de marketing. El problema era cómo llegaba ese trabajo.

La demanda aumentaba en torno a promociones, cambios de servicio, prioridades estacionales y actualizaciones del sitio web. Luego disminuía entre esos períodos. La contratación proporcionaría una capacidad continua, incluso cuando la cola de marketing inmediata fuera ligera.

Un empleado permanente podría usar los períodos más tranquilos para la planificación, la investigación, los informes u otro trabajo útil. Sin embargo, la empresa primero tenía que determinar si necesitaba esas actividades lo suficiente como para justificar el costo total del empleo.

La contratación también crea obligaciones que continúan independientemente del volumen de trabajo de marketing. Los empleadores canadienses son responsables de calcular las deducciones de nómina, retener las contribuciones aplicables al CPP, las primas del EI y el impuesto sobre la renta, y remitir las cantidades requeridas. Los empleadores también pagan sus partes aplicables del CPP y el EI.

Por lo tanto, la empresa cambió la pregunta.

En lugar de preguntar:

“¿Deberíamos contratar a un especialista en marketing?”

Preguntó:

“¿Qué trabajo de marketing completado necesitamos cada semana y qué modelo operativo puede proporcionarlo de forma fiable?”

Eso hizo que el requisito fuera más fácil de evaluar. También expuso una limitación interna que las empresas a menudo pasan por alto: el tiempo disponible para proporcionar información, revisar borradores y aprobar el trabajo.

La capacidad no es lo mismo que el trabajo completado

La empresa separó dos conceptos:

La capacidad es el tiempo disponible para que alguien realice un trabajo.

El trabajo completado es el material aprobado que se ha entregado, publicado, programado o puesto en uso.

La distinción es importante porque el tiempo disponible no se convierte automáticamente en resultados utilizables.

El trabajo puede estancarse porque:

• Las prioridades no están claras

• Falta la información requerida

• Varias personas proporcionan comentarios contradictorios

• La aprobación tarda demasiado

• El alcance cambia después de que comienza el trabajo

• Las revisiones continúan sin un punto de finalización claro

Estos problemas pueden afectar a un empleado, un autónomo o un servicio mensual. Comprar más tiempo no necesariamente los resolverá.

Establecimiento de una referencia de costo de contratación

La empresa revisó los datos salariales para comprender el costo de emplear a alguien con habilidades de marketing relevantes.

Los datos del Banco de Empleo del Gobierno de Canadá enumeran un salario medio nacional de $35.58 por hora para ocupaciones profesionales en publicidad, marketing y relaciones públicas. Los datos salariales mostrados utilizan un período de referencia de 2023-2024. El mismo grupo ocupacional tiene una mediana de $37.02 por hora en Ontario.

Estas cifras cubren un grupo ocupacional amplio. No representan un salario requerido o un salario junior específico.

Los salarios también eran solo una parte de la comparación. La empresa consideró:

• Contribuciones del empleador al CPP y al EI

• Vacaciones pagadas y otro tiempo fuera del trabajo

• Reclutamiento e incorporación

• Equipo informático

• Licencias de software

• Formación y supervisión

• Tiempo de gestión y revisión

• El costo de reemplazar al empleado si el puesto quedara vacante

El propósito no era argumentar que la contratación era inherentemente demasiado cara. Era evitar comparar una factura de suscripción solo con el salario.

Revisión de modelos de servicio flexibles

La empresa también revisó modelos externos que podrían utilizarse según la cantidad y el tipo de trabajo requerido.

Bloques de tiempo de diseño

Los bloques de tiempo eran adecuados para una lista clara de trabajo de diseño con un principio y un final definidos.

El servicio Designer On-Demand de Markage enumera planes que comienzan en $199 y ofrece opciones de 4, 8 y 16 horas. La página del servicio explica que el bloque apropiado depende de la lista de proyectos y el trabajo de diseño esperado.

Este modelo puede funcionar bien cuando una empresa tiene:

• Un backlog de diseño claro

• Contenido e instrucciones completas

• Entregables definidos

• Aprobaciones rápidas

• Necesidad limitada de coordinación de marketing continua

Su limitación es que el tiempo comprado puede agotarse antes de que se complete el requisito de marketing más amplio.

Soporte de marketing mensual

Se consideró un servicio mensual cuando la empresa necesitaba trabajo recurrente en varios canales en lugar de un único proyecto de diseño.

El servicio Studio Expert de Markage tiene un precio de $1,990 CAD por mes. El servicio utiliza una tarifa mensual fija en lugar de la facturación por horas e incluye un flujo de trabajo basado en la gestión de tareas, la revisión y la aprobación.

Este modelo podría soportar trabajos recurrentes en áreas como:

• Actualizaciones del sitio web

• Preparación de correo electrónico

• Planificación y programación de redes sociales

• Diseño de marketing básico

• Formularios y herramientas de reserva

• Coordinación de tareas en curso

El servicio mensual no proporcionaba trabajo ilimitado el mismo día. Su valor dependía de mantener una cola organizada, establecer prioridades y mover los borradores a través de la aprobación sin demoras innecesarias.

Comparando las opciones de manera justa

La empresa no comparó los modelos solo por horas.

Utilizó tres medidas principales:

1. Costo por artículo completado

La empresa rastreó el costo del trabajo que alcanzó un estado utilizable.

Un artículo completado podría incluir:

• Una actualización de sitio web publicada

• Una campaña de correo electrónico aprobada

• Un grupo programado de publicaciones en redes sociales

• Un documento de ventas completado

• Un formulario de contacto o reserva funcional

Esto evitó que los borradores parcialmente completados se contaran como resultados terminados.

El costo por artículo se trató como una medida direccional en lugar de una fórmula de precios fija. Una actualización de sitio web y un gráfico para redes sociales no requieren la misma cantidad de trabajo ni tienen el mismo valor comercial.

2. Tiempo de entrega

La empresa midió el tiempo desde una solicitud aceptada hasta un borrador listo para revisión, y luego desde el borrador hasta la aprobación final.

Esto separó el tiempo de producción de los retrasos en la aprobación.

Sin esa distinción, una empresa puede culpar al proveedor de servicios por retrasos causados por información faltante o decisiones internas lentas.

3. Esfuerzo de revisión interna

La empresa rastreó cuánto tiempo su propio equipo dedicó a:

• Preparar solicitudes

• Encontrar material de origen

• Responder preguntas

• Revisar borradores

• Consolidar comentarios

• Aprobar el trabajo final

Esto fue importante porque un precio externo más bajo aún puede ser costoso cuando requiere una gestión interna extensa.

El flujo de trabajo utilizado

La empresa mantuvo el proceso simple:

Solicitud → Resumen → Borrador → Revisión → Revisión → Aprobación → Publicación

Cada solicitud necesitaba:

• Un objetivo definido

• El material de origen requerido

• Una fecha límite clara, cuando corresponda

• Una persona con autoridad de aprobación

• Una definición práctica de finalización

La empresa también separó el trabajo urgente del trabajo importante.

Una solicitud urgente podía adelantarse, pero al hacerlo afectaba la programación de otros trabajos ya en curso. Esto hacía visibles los compromisos en lugar de permitir que cada tarea se etiquetara como urgente.

Cómo el contexto empresarial cambió la decisión

La empresa descubrió que el mejor modelo dependía de algo más que la carga de trabajo total.

Estructura de toma de decisiones

Un propietario único a menudo podía aprobar el trabajo rápidamente porque solo había una persona involucrada.

Un equipo más grande necesitaba un revisor definido. Sin uno, los borradores podían circular entre varias personas y recibir instrucciones contradictorias.

Estado del sitio web

Un sitio web más nuevo requería un trabajo fundamental de páginas antes de que la publicación frecuente pudiera producir mucho valor.

Un sitio web establecido podría beneficiarse más rápidamente de:

• Contenido actualizado de la página de inicio

• Descripciones de servicios revisadas

• Nuevas llamadas a la acción

• Ofertas actuales

• Rutas de contacto mejoradas

Modelo de negocio

Una empresa de servicios requería contenido que respaldara la confianza, las consultas, las citas y el seguimiento.

No requería el mismo volumen de imágenes de productos, páginas de colecciones y activos promocionales que podría necesitar una empresa de comercio electrónico.

Por lo tanto, su ritmo de trabajo tenía que reflejar su proceso de ventas en lugar de un número arbitrario de publicaciones.

Patrón de demanda

Los bloques de tiempo eran útiles cuando la empresa tenía un backlog claro y podía preparar instrucciones completas.

La contratación se volvió más creíble cuando había suficiente trabajo continuo para apoyar a un empleado y suficiente capacidad de gestión interna para dirigir el rol.

El servicio mensual se alineaba mejor con una cola recurrente que abarcaba el sitio web, el correo electrónico, las redes sociales y el trabajo de diseño básico.

Probando el modelo antes de un compromiso más largo

La empresa utilizó un período de trabajo limitado para evaluar cómo funcionaba el proceso con solicitudes reales.

Antes de comenzar, identificó:

• Los tipos de trabajo a probar

• Los canales más importantes

• La persona responsable de la aprobación

• El cronograma de revisión esperado

• El trabajo excluido de la prueba

• Las medidas que se registrarían

Luego, la empresa evaluó:

• Qué se completó

• Qué se publicó

• Cuánto tiempo tomó cada etapa

• Cuántas revisiones se requirieron

• Cuánto tiempo interno se utilizó

• Qué solicitudes permanecieron bloqueadas

• Por qué algún trabajo no avanzó

El propósito no era generar la mayor cantidad posible de elementos. Era determinar si la relación de trabajo y el proceso eran sostenibles.

Lo que aprendió la empresa

La comparación mostró que la cantidad de mano de obra disponible no era el único problema.

La producción de marketing dependía de la interacción entre:

• Volumen de trabajo

• Complejidad de la tarea

• Calidad del brief

• Acceso a la información

• Velocidad de aprobación

• Disciplina de revisión

• La gama de habilidades requeridas

La empresa también descubrió que la producción se ralentizaba cuando las aprobaciones internas no estaban claras. Horas de trabajo adicionales no habrían resuelto ese problema.

Por lo tanto, un modelo viable requería tanto la ejecución externa como la disciplina de decisión interna.

Tomar una decisión defendible

Las empresas que se enfrentan a una elección similar deben comenzar definiendo qué significa la producción semanal o mensual en términos prácticos.

Listar:

• Los activos y actualizaciones requeridos

• La frecuencia esperada

• Los canales involucrados

• El tiempo disponible para revisión

• Las personas autorizadas para aprobar el trabajo

• Los servicios especializados que aún pueden ser necesarios

Luego comparar los modelos disponibles.

Una contratación puede tener sentido cuando el trabajo es continuo, el acceso interno es importante y la empresa puede gestionar y desarrollar al empleado.

Los bloques de tiempo pueden tener sentido cuando el backlog está claro y el requisito está concentrado.

Un servicio mensual puede tener sentido cuando la empresa desea una cola estable y soporte recurrente en varias áreas de marketing sin agregar un empleado.

Después de varios ciclos de trabajo, la decisión debe basarse en la evidencia:

• ¿Qué se completó?

• ¿Qué se puso en marcha?

• ¿Cuánto tiempo tomó?

• ¿Cuánto esfuerzo interno se requirió?

• ¿Qué costos adicionales quedaron?

• ¿El modelo redujo o aumentó el trabajo de gestión?

Cuando la producción se ralentiza, la primera investigación debe centrarse en el flujo de trabajo y las aprobaciones en lugar de asumir que se necesitan más horas.

Resumen del artículo

Cuando la demanda de marketing es desigual, la capacidad pagada continua no siempre es la mejor opción.

Una comparación justa debe examinar el trabajo completado, el tiempo de entrega, el esfuerzo de revisión interna, los costos adicionales y la consistencia con la que se publica el trabajo aprobado.

La contratación, los bloques de tiempo y los servicios mensuales pueden funcionar en las condiciones adecuadas. La mejor opción es la que se ajusta a la carga de trabajo real de la empresa, el proceso de aprobación y la necesidad de continuidad.

Preguntas frecuentes

¿Qué significa capacidad no utilizada en el trabajo de marketing?

Significa tiempo de trabajo pagado que actualmente no se requiere para la cola de marketing inmediata. Ese tiempo aún puede utilizarse para planificación, investigación, informes, capacitación o trabajo futuro, pero la empresa debe determinar si esas actividades justifican el costo.

¿La contratación es siempre la elección equivocada para una pequeña empresa?

No. La contratación puede funcionar bien cuando la demanda es constante, el empleado necesita acceso regular a los equipos y la información internos, y la empresa tiene la capacidad de gestionar el puesto.

¿Cuándo funcionan mejor los bloques de tiempo?

Los bloques de tiempo funcionan mejor cuando la empresa tiene un backlog definido, instrucciones completas y aprobaciones rápidas. Son menos adecuados cuando el requisito implica una coordinación continua en varios canales de marketing.

¿Cuándo tiene sentido un servicio de marketing mensual?

Puede encajar cuando la empresa desea soporte recurrente, una cola de tareas gestionada, precios mensuales predecibles y trabajo en áreas como contenido web, correo electrónico, redes sociales y diseño básico.

¿Qué debe medir una empresa al comparar opciones?

Mida el trabajo completado, el tiempo hasta el primer borrador, el tiempo hasta la aprobación, la consistencia de la publicación, el volumen de revisión, el esfuerzo de revisión interna y los costos fuera del modelo seleccionado.

¿Cómo puede un equipo reducir las revisiones?

Proporcione objetivos claros, material de origen completo, ejemplos de marca actuales y un conjunto consolidado de comentarios de un aprobador autorizado.

¿Un servicio mensual garantiza un número fijo de artículos completados?

No necesariamente. La producción depende de la complejidad de la tarea, la información disponible, la velocidad de aprobación y los requisitos de revisión. El alcance del servicio y los términos de trabajo deben explicar cómo se gestionan la capacidad y las prioridades.

¿Cuál es la principal lección de este estudio de caso?

La empresa no solo elegía entre un empleado y un servicio. Estaba eligiendo un modelo operativo para convertir las prioridades de marketing en trabajo aprobado y publicado.